A. Dasar Hukum
- PP Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian PNS;
B. Kelengkapan Administrasi Persyaratan Mutasi Keluar dan Masuk Kabupaten Tegal
Surat Permohonan dilampiri:
- Foto copy sah keputusan pengangkatan CPNS dan PNS;
- Foto copy sah keputusan kenaikan pangkat terakhir;
- Foto copy sah ijasah terakhir;
- DP-3 tahun terakhir;
- Daftar Riwayat Hidup (DRH);
- Surat Pernyataan Tidak Sedang Menjalani Hukuman Disiplin dan atau Sedang dalam Proses Pengadilan;
- Surat Keterangan Jumlah Tambahan Formasi PNS Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota ………*) Tahun Anggaran ………..;
- Surat Keterangan Jumlah PNS Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota ……….*) yang Pindah dari dan ke Provinsi/Kabupaten/Kota ………..;
- Surat Pernyataan Tidak Sedang Menjalani Pendidikan dan atau Tugas Belajar
Keterangan:
*) Instansi Pegawai melaksanakan tugas
C. Prosedur
- Prosedur Penyelesaian Mutasi Ke Luar Daerah Kabupaten Tegal
a) Berkas permohonan mutasi keluar dari PNS yang bersangkutan melalui Kepala Unit Kerja diserahkan ke Tata Usaha Setda Kabupaten Tegal, yang selanjutnya diteruskan kepada Bupati untuk didisposisi, apakah ditolak atau dipertimbangkan. Dalam hal ini selama Kepala Unit Kerja memberikan rekomendasi menyetujui mutasi yang bersangkutan (Lampiran R-10: formasi memungkinkan untuk mutasi keluar), maka Bupati dapat mempertimbangkan. Akan tetapi, jika tenaga yang bersangkutan masih dibutuhkan selama belum ada penggantinya, maka kemungkinan belum bias dipertimbangkan (ditolak). Proses ini memerlukan waktu selama 2 hari.
b) Sesuai disposisi Bupati, Kepala BKD meneruskannya kepada Kepala Bidang Mutasi Pegawai, berlanjut hingga sampai pada Kasubbid. Pemindahan dan Pengangkatan dalam Jabatan untuk memproses permohonan mutasi keluar yang bersangkutan. Selanjutnya Kasubbid. Pemindahan dan Pengangkatan dalam Jabatan membuat tindak lanjut dengan menyiapkan konsep surat penawaran melalui BKD Propinsi disertai dengan ajuan pertimbangan staf. Setelah disetujui Bupati, maka surat penawaran dapat segera dikirim ke BKD Propinsi. Proses ini memakan waktu selama 1 (satu) minggu.
c) BKD Propinsi melanjutkan penawaran permohonan mutasi PNS yang bersangkutan kepada Bupati/Walikota Daerah yang dituju, dengan memerlukan waktu 2 minggu.
d) Manakala permohonan diterima, maka surat jawaban ditindaklanjuti melalui BKD Propinsi. Untuk mutasi antar Kabupaten/Kota, Kepala BKD Propinsi atas nama Gubernur Jawa Tengah dapat langsung menerbitkan SK Mutasi. Sedangkan mutasi antar Propinsi, BKD Propinsi membuat surat pengantar kepada Kantor Regional I BKN Yogyakarta untuk dibuatkan SK Mutasinya.
e) Namun jika permohonan mutasi ditolak, maka akan ditindaklanjuti dengan surat penolakan kembali ke Kabupaten Tegal, yang pengolahannya memerlukan rentang waktu selama 3 hari.
f) Bupati Tegal melalui BKD menindaklanjuti surat jawaban permohonan mutasi. Jika diterima, maka untuk mutasi antar Kabupaten/Kota perlu segera dibuatkan surat menghadap kepada Bupati/Walikota yang dituju. Berikutnya setelah surat perintah dari Bupati/Walikota yang dituju terbit, maka Kepala Bagian Keuangan menerbitkan SKPP (Surat Keterangan Pemberhentian Pembayaran). Rangkaian kegiatan ini membutuhkan waktu 2 minggu. Berbeda halnya apabila mutasi antar Propinsi. Setelah SK Mutasi dari Kanreg I BKN Yogyakarta terbit, baru dibuatkan surat menghadap, yang isinya menyerahkan sepenuhnya PNS yang bersangkutan kepada Pejabat Pembina Kepegawaian Daerah yang dituju (Bupati/Walikota), dengan tembusan kepada Gubernur Jawa Tengah dan Gubernur Daerah yang dituju (waktunya 3 minggu). Kemudian setelah surat perintah dari Bupati/Walikota yang dituju keluar, Bagian Keuangan menerbitkan SKPP (memerlukan waktu 1 minggu).
g) Sementara itu, apabila permohonan mutasi ditolak, maka Bupati Tegal melalui BKD membuat surat kepada unit kerjanya, agar PNS yang bersangkutan kembali melaksanakan tugas seperti biasa/semula (memerlukan waktu 3 hari).
- Prosedur Penyelesaian Mutasi Masuk Daerah Kabupaten Tegal
a) Berkas permohonan mutasi masuk atau surat penawaran dari BKD Propinsi Jawa Tengah diterima Bupati Tegal, yang selanjutnya didisposisi kepada Kepala BKD. Hingga diterima disposisi Bupati Tegal oleh Kepala BKD kurang lebih memakan waktu selama 3 hari;
b) Kepala BKD mendisposisi surat penawaran kepada Kepala Bidang Mutasi guna diteruskan kepada Kasubbid. Pemindahan dan Pengangkatan dalam Jabatan untuk ditindaklanjuti. Atas hal tersebut, oleh Kasubbid. Pemindahan dan Pengangkatan dalam Jabatan melalui staf teknis menyiapkan pertimbangan yang tertuang dalam ajuan staf. Dalam penyusunan ajuan staf yang akan disampaikan kepada Bupati memuat beberapa hal yang berkaitan dengan alasan pindah, asal daerah pindah, formasi PNS dan kemampuan DAU dalam membayar gaji. Oleh karena itu, guna melengkapi akurasi ajuan staf sebelumnya telah dilakukan koordinasi dengan instansi terkait, di antaranya dengan Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah sehubungan dengan pertimbangan financial (kemampuan DAU untuk pembayaran gaji), dan dengan unit kerja pengguna berkaitan dengan pertimbangan formasi pegawai. Berikutnya ajuan staf disampaikan kepada Bupati. Dalam hal ini ada dua kemungkinan isi dari disposisi Bupati, yakni ditolak/belum dapat dipertimbangkan dan diterima atau dipertimbangkan. Untuk penyelesaian pekerjaan memerlukan waktu sekitar 2 minggu;
c) Jika ditolak, maka segera dibuatkan surat penolakan mutasi PNS yang bersangkutan yang dikirimkan kepada BKD Propinsi Jawa Tengah guna diteruskan kepada Daerah asal PNS yang bersangkutan, dengan tembusan kepada Bupati/Walikota selaku Pejabat Pembina Kepegawaian Daerah asal PNS tersebut. Proses ini rentang waktunya selama 2 minggu;
d) Namun apabila penawaran diterima/dipertimbangkan, maka langkah berikutnya adalah membuat surat persetujuan Bupati perihal diterimanya mutasi masuk PNS yang bersangkutan ke Pemerintah Kabupaten Tegal melalui BKD Propinsi Jawa Tengah, dengan tembusan kepada Bupati/Walikota selaku Pejabat Pembina Kepegawaian Daerah asal PNS tersebut. Setelah itu tinggal menunggu keluarnya SK Mutasi PNS yang bersangkutan dari BKN, jika mutasi dilakukan antar Propinsi, atau SK Mutasi dari BKD Propinsi apabila mutasi dilakukan antar Daerah. Hingga terbitnya SK Mutasi butuh waktu selama 5 minggu;
e) Tindak lanjut dari keluarnya SK Mutasi adalah pembuatan surat perintah tugas yang disesuaikan dengan formasi yang ada. Setelah itu baru dapat diterbitkan SKPP.